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PC初心者でも簡単!便利なExcelショートカットキー

はじめまして、経理・営業事務担当のSです。

パソコンで様々なドキュメントを作成する機会がありますが、皆さんは「ショートカットキー」を使いこなせていますか?

ドキュメントを作成する際、マウス操作ばかりに頼っていると、知らない間に自分で作業時間を増やしてしまっていることがあります。
なぜかというと、キーボードだけで基本操作が出来ることを、わざわざマウスを動かしてボタンを押すことで、作業時間を増やしてしまっているからです。

そこで、今日は仕事を楽にこなす方法として、Excelのショートカットキーをご紹介したいと思います。

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ショートカットキーとは

そもそも「ショートカットキー」とは何か?というと、キーボードのキーを押す事でそれぞれのキーに割り当てられている Windowsの操作や、アプリケーションの操作を素早く行える方法です。

ショートカットキーには、1つのキーだけで操作が可能となるものや、2つまたは3つ以上のキーを組み合わせて操作するものがあります。
基本操作の多くは、[Ctrl]や[Alt]キーと合わせて『アルファベット一文字』のキーを押す簡単な操作となるため、マウスで一連の操作を行うより時間が短縮され、作業効率を上げることができます。

また、ショートカットキーの『アルファベット一文字』は、覚えるポイントが分かると簡単に覚えられるものもあるので、まずは覚えやすいものから試してみてください。

 

ここからは、ショートカットキーを目的別に分けてご紹介します。
注意)動作確認:Excel2013、環境:Windows(Macの方はショートカットキーが異なりますのでご注意ください)

簡単で覚えやすいショートカット

作成中のファイルを上書き保存

  • 「Ctrl」+「S」・・・覚え方:Save(保存)からとった「S」

文章をコピー

  • 「Ctrl」+「C」・・・覚え方:Copy(コピー)からとった「C」

コピーした文章を貼り付け

  • 「Ctrl」+「V」・・・覚え方:貼付ける道具「ホチキス」を横から見た形「V」

文章の切り取り

  • 「Ctrl」+「X」・・・覚え方:切り取る道具「ハサミ」の形をイメージした「X」

元に戻す

  • 「Ctrl」+「Z」・・・覚え方:キーボードの左端下、Ctrlキーに近いボタン

 

その他便利なショートカット

移動に関する操作

  • 「Ctrl」+「Home」・・・A1セルに移動
  • 「Ctrl」+「End」・・・データがある最後のセルに移動

選択に関する操作

  • 「Shift」+「方向キー」・・・方向キーを上下左右に動かして選択範囲を1づつ拡張
  • 「Ctrl」+「Shift」+「方向キー」・・・方向キーを上下左右に動かして選択範囲をデータがある末尾まで拡張
  • 「Shift」+「F8」・・・選択範囲の追加
  • 「Shift」+「Space」・・・選択範囲を全体へ拡張

文字入力に関する操作

  • 「F2」・・・選択したセルを編集モードにする
  • 「Shift」+「F2」・・・セルのコメントを追加または編集
  • 「Shift」+「Enter」・・・セルに入力した値を確定させ下のセルに移動
  • 「Ctrl」+「;」・・・現在の時刻を入力
  • 「Ctrl」+「:」・・・現在の日付を入力
  • 「Ctrl」+「F」・・・[検索と置換]ダイアログボックスの[検索]タブを表示
  • 「Ctrl」+「H」・・・[検索と置換]ダイアログボックスの[置換]タブを表示
  • [F7]・・・[スペルチェック]ダイアログボックスを表示し作業中のワークシートまたは、洗濯した範囲内のスペルチェックを実行

書式設定に関する操作

  • 「Ctrl」+「B」・・・文字書式を太字に設定または設定解除
  • 「Ctrl」+「I」・・・文字書式を斜体に設定または設定解除
  • 「Ctrl」+「U」・・・文字の下線設定または設定解除
  • 「Ctrl」+「5」・・・文字の取り消し線設定と設定解除
  • 「Ctrl」+「Shift」+「F」・・・[セルの書式設定]ダイアログボックスの[フォント]タブ表示

 

最後に

私がよく使用している、「PrintScreen」ボタンの活用例をご紹介したいと思います。

マニュアル作成や報告書・プレゼン資料などを作成しているとき、文章でなく「自分のパソコンの画面を文章に貼付けて説明したい」と思ったことはありませんか?
「PrintScreen」は、”自身のパソコンの画面を画像にしてくれる”非常に便利な機能です。
(画面キャプチャーやスクリーンショットとも呼ばれています)

操作方法は簡単です。

  1. PCの画面を資料に貼り付けしたい画面にする。
  2. キーボードの右上の方にある「PrintScreen」ボタンを押す。
  3. Excelファイル等を開き、貼付したい箇所に「Ctrl」+「V」で貼り付けて終了。

 

上記の手順で当社のHP、地図をExcelファイルに貼り付けて以下のように加工してみました。

Excelキャプチャ1

 

いかがでしたか?
すぐに色々なショートカットキーを覚えるのは難しいかもしれませんが、まずは使いやすいと思ったものから活用してみるのもいいと思います。

少しづつ覚えていくだけでも効果はあるので、ぜひ試してみてください。

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