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業務効率を上げる整理整頓のコツ4つ

こんにちは!総務のA木です。
物や文書の整理整頓は、仕事だけでなく普段の生活でも「必要だけど難しい」課題の一つではないでしょうか。
文書や物がごちゃごちゃのままでいると、欲しい物や情報が必要な時に取り出せず、余計な時間を使ってしまいやすいですよね。そんな散らかりやすいファイルや文書の整頓のコツを、少しご紹介します。

1.名づけのルールを決める

検索しやすいように、一定のルールを決めて名前を付けるようにすると、管理がしやすいです。
PC内のファイルなら「日付_内容_バージョン」といったルールで管理されている方が多いのではないでしょうか。
日付も記入の仕方を統一しておくと、並び替えしたした時に見やすさと探しやすさが向上するので、おすすめです。

2.名前は短く、明確に

長いファイル名を1件ずつ確認するのは、量が増えると結構大変ですよね。
探し物をする時は時間に追われている事が多いと思いますので、パッとみて内容と状況が分かるよう、短くて簡単な名前をつけてみてください。(私は長くても15文字程度にするように心がけています)

ファイル名だけでなく、フォルダ名もシンプルを心がけると管理がしやすくなります。
ただ、短くても「○○関係」「○○関連」のような曖昧なフォルダ名は「一応これに関係してるから、ここでいいや!」と安易にファイルを置いてしまい、散らかる原因になりやすいので、個人的にはあまりお勧めできないです。
一時的に置く場所として活用するならあってもいいと思うのですが、ファイルも部屋も一番散らかりやすいのは「とりあえず」で置く場所ですよね……。

3.フォルダの中身とファイルの内容を一致させる

入れ物と中身の不一致は「砂糖の瓶に塩が」のような悲しい事件が起こったり、「これは○○さんが作ったから、こうなっているけど実際はあれが入ってて……」というような推測が必要になってしまい、探し物に時間がかかります。
見たとおりの物を入れるように日ごろから心がけておくと、自分が業務を進める時はもちろん、誰かに依頼するときも分かりやすく説明ができますので、連携を取りやすくなりますね。

4.こまめに見直す

日々増えたり内容が更新されるファイルは、生ものと同じですので、こまめにお手入れをしてあげてください。
後でまとめて片付けようとすると、量の多さに挫折しやすいので、スキマ時間にちょっとだけ見直す「クセ」をつけると続けやすいです。例えば……

  • 出社して業務に取り掛かる前に
  • 集中力が途切れた時の気分転換に
  • 帰る前のデスク周りの整頓と一緒に

このようなちょっとした時に、ルールに沿っていないファイルが無いかを確認したり、使わなかったバージョンのファイルをまとめて保管や削除をしたり、ファイル名やフォルダ名が分かりづらくないか、違う物が入っていないかを確認しておくと、急に必要になったときにスムーズに取り出せます。

今回ご紹介するコツは以上です。よろしければ取り入れてみてください。

余談ですが、私は社歴も浅く管理部門所属のため、技術的な知識はまだまだ勉強中の身であったりします。
ですが、社内のメンバーから研修の話を聞いていると、文書の整理整頓とプログラミングには、考え方の根本に通じる部分が想像以上に多いのではないかと感じました。そういった気付きが得られるのも、弊社の研修のいいところかもしれませんね。
それでは、本日はこれにて失礼します。

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